Por que o síndico não deve acumular a função de encarregado de dados (DPO)

A gestão de dados pessoais em condomínios e estruturas patrimoniais — como administradoras, holdings e fundos de investimento imobiliário — tornou-se um ponto central de conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). O uso de biometria, controle de acesso, câmeras, cadastro de visitantes e informações financeiras coloca esses agentes diante de um volume expressivo de dados sensíveis, o que exige governança técnica e jurídica adequada.

O que dizem as resoluções da ANPD

A Resolução ANPD nº 2/2022 criou um regime simplificado para agentes de pequeno porte, com dispensa da indicação obrigatória do encarregado prevista no artigo 41 da LGPD. No entanto, a norma afasta essa flexibilização em casos de tratamento de dados em larga escala ou de alto risco. No contexto condominial, o uso de reconhecimento facial, monitoramento por câmeras com inteligência artificial e tratamento de dados de menores são exemplos de atividades que podem configurar alto risco, tornando a dispensa inaplicável.

Já a Resolução ANPD nº 18/2024 consolidou o regulamento do encarregado de dados (DPO), reforçando a necessidade de autonomia técnica, independência funcional e ausência de conflito de interesses. A norma também estabelece que o DPO deve ter acesso direto à alta gestão — no caso dos condomínios, o conselho consultivo ou a assembleia de condôminos — para reportar riscos e sugerir medidas.

Por que o síndico não pode ser o DPO

A acumulação das funções de síndico e de encarregado de dados é apontada como juridicamente frágil. O síndico atua como representante legal do condomínio e toma decisões estratégicas sobre o tratamento de dados, como contratar empresas de segurança, definir prazos de retenção de imagens e autorizar compartilhamento com terceiros. O DPO, por sua vez, exerce papel de fiscalização interna, devendo supervisionar e criticar essas decisões.

Os artigos 18 a 21 da Resolução nº 18/2024 vedam a atuação do encarregado em situação de conflito de interesses, o que se configura justamente quando a mesma pessoa decide e fiscaliza o tratamento de dados. Nesse cenário, a fiscalização perde eficácia e o programa de conformidade do condomínio pode ter sua validade jurídica comprometida.

Impacto prático para condomínios e estruturas patrimoniais

Para condomínios logísticos, empresariais de grande porte ou estruturas geridas por fundos de investimento imobiliário, o faturamento e o volume de dados costumam superar os limites da Resolução nº 2/2022, o que torna a nomeação do encarregado uma obrigação legal imediata. Mesmo para agentes de pequeno porte, a ANPD considera a indicação de um DPO uma boa prática, capaz de atenuar sanções administrativas.

A escolha inadequada do encarregado — especialmente quando confundida com a figura do síndico — pode transformar uma aparente economia administrativa em passivo jurídico relevante. A conformidade com a LGPD deixou de ser apenas documental e passou a ser fator de proteção patrimonial, reputacional e decisória para condomínios e estruturas patrimoniais.